1. Общие положения
1.1 Настоящий локальный акт определяет порядок ведения, учета и хранения личных дел
работников МБДОУ №12 (далее – образовательная организация).
1.2. Порядок разработан в соответствии с Трудовым кодексом РФ, Федеральным законом от
27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных», Методическими рекомендациями Росархива,
Указом Президента от 30.05.2005 № 609 «Об утверждении Положения о персональных данных
государственного служащего Российской Федерации и ведении его личного дела», коллективным
договором и уставом образовательной организации.
2. Формирование личных дел работников
2.1. Формирование личного дела работника производится работником, назначенным заведующим
образовательной организации (далее – ответственный за ведение дел). Личное дело
формируется не позднее пяти рабочих дней со дня заключения трудового договора и только после
получения от работника согласия на обработку его персональных данных.
2.2. При поступлении на работу работник предоставляет (при наличии):
паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
автобиографию;
заявление о приеме на работу;
документ, который подтверждает регистрацию в системе индивидуального
персонифицированного учета, в том числе в форме электронного документа,
либо страховое свидетельство государственного пенсионного страхования, за
исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые;
идентификационный номер налогоплательщика;
документ воинского учета (для военнообязанных лиц);
документ об образовании;
аттестационный лист;
справку о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования;
трудовую книжку и (или) сведения о трудовой деятельности, кроме случаев, когда
работник принимается на работу впервые или на условиях совместительства;
медицинскую книжку;
свидетельство о браке;
свидетельство о рождении детей.
2.3. Образовательная организация оформляет:
приказ о приеме на работу (о перемещении на другие должности);
трудовой договор в двух экземплярах;
должностную инструкцию.
2.4. Первичное оформление личного дела предусматривает:
а) присвоение личному делу номера согласно журналу учета личных дел (приложение № 1);
б) проставление на обложке личного дела (приложение № 2) следующих реквизитов:
индекс дела (в соответствии с номенклатурой дел образовательной организации);
полное наименование образовательной организации; номер личного дела;
фамилия имя отчество работника в именительном падеже; даты – год начала и год
окончания ведения дела;
количество листов; срок хранения;
в) помещение документов, подлежащих хранению в составе личных дел, в хронологическом
порядке:
внутренняя опись документов дела (приложение № 3);
лист с отметками об ознакомлении работника с персональными данными из личного дела
(приложение № 4);
лист с отметками о результатах ежегодной проверки состояния личного дела (приложение
№ 5);
личный листок по учету кадров или анкета (приложения № 6 и № 7);
автобиография;
заявление о приеме на работу;
приказ о приеме на работу;
должностная инструкция;
трудовой договор;
договор о полной материальной ответственности (если работник – материально
ответственное лицо);
характеристики и рекомендательные письма;
2.5. Листы документов, помещенных в личное дело, подлежат нумерации.
2.6. Документы помещаются в папку-скоросшиватель. При увольнении работника дело
прошивается нитками и сдается в архив.
2.7. Внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле, должна содержать сведения о
порядковых номерах, наименованиях документов дела, количестве листов, датах включения
документов в личное дело и изъятия из дела, а также кем изъят документ и по какой причине.
2.8. Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме. Листы
внутренней описи нумеруются отдельно.
2.9. При подготовке личных дел к передаче на хранение к внутренней описи составляется итоговая
запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и
количество листов дела.
3. Ведение личных дел работников
3.1. Личное дело ведется в течение всего периода работы работника образовательной организации.
3.2. Ведение личного дела работника предусматривает помещение в дело документов,
образующихся в процессе рабочей деятельности и имеющих значение для трудовых отношений:
дополнение к личному листку по учету кадров;
дополнительные соглашения к трудовому договору;
копии приказов по личному составу, которые касаются работника;
отзывы должностных лиц о работнике;
копии документов о повышении квалификации;
копии сертификатов, грамот;
лист – заверитель дела (составляют при сдаче личного дела в архив);
иные документы.
3.3. В личные дела не помещаются документы, имеющие второстепенное значение. Такие
документы хранятся в отдельном деле № 4-09 «Документы, не вошедшие в состав личных дел».
3.4.Работник знакомится с личным делом в течение трех рабочих дней с даты получения
ответственным за ведение дел заявления с просьбой об ознакомлении. Об этом делается отметка в
листе ознакомления работника с личным делом.
3.5. Ознакомление с делом происходит исключительно в кабинете ответственного за ведение дел и
в его присутствии. Запрещается вынос дела из кабинета.
3.6. Выдача копий документов из личного дела производится по личному заявлению работника и с
разрешения директора. Копии документов должны быть заверены и предоставлены работнику в
течение трех дней со дня подачи заявления.
3.7. Изъятие отдельных документов из личного дела производится с разрешения директора
образовательной организации с оформлением соответствующей записи в графе «Примечание»
внутренней описи. При временном изъятии документа на его место (между листами соседних
документов) вкладывается справка-заместитель с указанием даты и причин изъятия с подписью
лица, выдавшего документ, и подписью лица, получившего его во временное пользование.
3.8. В целях обеспечения контроля за сохранностью и актуальностью личных дел в
образовательной организации ежегодно производится проверка их наличия и состояния.
3.9. Ежегодную проверку состояния личных дел на предмет сохранности, включенных в него
документов проводит специально созданная комиссия. О проведенных проверках делается
отметка в листе о результатах ежегодной проверки состояния и наличия личного дела
(приложение № 5) и составляется акт. Результаты проверки личных дел в обязательном порядке
доводятся до директора образовательной организации.
4. Хранение и учет личных дел работников
4.1 Хранение и учет личных дел работников образовательной организации организуются с целью
быстрого поиска личных дел, обеспечения их сохранности и конфиденциальности сведений,
содержащихся в документах личных дел, от несанкционированного доступа.
4.2. Личные дела работников хранятся у ответственного за ведение дел в специальном
металлическом сейфе.
4.3. Доступ к личным делам работников имеют только ответственный за ведение дел, и
заведующий образовательной организации либо его заместители при исполнении обязанностей
заведующего образовательной организации.
4.4. Систематизация личных дел работников производится в алфавитном порядке.
5. Оформление личных дел работников перед сдачей в архив
5.1. Оформление личных дел для передачи в архив производится ответственным за ведение дел.
Эта процедура включает:
подшивку (переплет) дела;
уточнение нумерации листов дела;
составление листа-заверителя (приложение № 8);
составление (уточнение) внутренней описи;
внесение уточнений в реквизиты лицевой обложки дела.
5.2. Лист – заверитель дела должен подписать его составитель, при этом делается расшифровка
должности и подписи, проставляется дата. В процессе использования архивных документов в
листе-заверителе делаются соответствующие отметки.
Если дело подшито без листа-заверителя, то его следует наклеить на внутреннюю сторону
обложки дела.
5.3. С целью обеспечения сохранности личных дел рекомендуется:
объединять индивидуальные личные дела уволенных работников в одну обложку
(объединенное дело) с таким расчетом, чтобы объем дела (тома) не превышал 250 листов
(путем сшивки материалов индивидуальных дел по годам увольнения);
располагать материалы индивидуальных дел в пределах дела (тома) в алфавитном
порядке (пофамильно), отделяя материалы, относящиеся к разным индивидуальным
делам, чистым листом бумаги с указанием на нем фамилии, имени и отчества
соответствующего уволенного сотрудника;
снабжать каждое объединенное дело (том) внутренней описью с перечислением фамилий,
имен и отчеств и указанием номеров страниц, в пределах которых расположены
соответствующие документы.
5.4. Передача личных дел в архив осуществляется не позднее трех лет после завершения их в
делопроизводстве в соответствии с графиком. Предварительно ответственным за ведение дел
проверяется полнота и правильность подготовки личных дел к передаче. Выявленные при
проверке недостатки устраняются ответственным за ведение дел. Передача и прием производятся
по описи с простановкой отметок о наличии личных дел.
5.5. Личные дела работников, законченные делопроизводством до 1 января 2003 года, хранятся 75
лет, после 1 января 2003 года – 50 лет.
6. Ответственность работодателя и работника
6.1. Работники образовательной организации обязаны своевременно представлять сведения об
изменении своих персональных данных, включенных в состав личного дела.
6.2. Ответственный за ведение дел работников несет дисциплинарную и иную ответственность за
разглашение конфиденциальных сведений, содержащихся в личных делах, и за иные нарушения
порядка ведения личных дел.
7. Права работодателя и работника
7.1. Работники образовательной организации имеют право:
получать полную информацию об обработке своих персональных данных;
получать доступ к своим персональным данным;
получать копии документов, хранящихся в личном деле;
требовать исключения или исправления неверных и неполных (искаженных) своих
персональных данных.
7.2. Работодатель имеет право:
обрабатывать персональные данные работников, в том числе и на электронных
носителях;
запрашивать от работников информацию, необходимую для ведения личных дел и
обработки персональных данных.
Приложение №1
К положению о ведении
Личных дел сотрудников
Муниципальное бюджетное дошкольное образовательное учреждение
«Детский сад №12»
(подпись)
УТВЕРЖДЕНО:
Заведующий_____
(наименование должности
работодателя)
О.К. Строжкова____
(И.О.Фамилия)
___ ______________20___г.
ЖУРНАЛ
УЧЕТА ЛИЧНЫХ ДЕЛ
Начат «__»_________20__г.
Окончен
«__»_________20__г.
№
п/п
1
Дата
оформления
личного
дела
Фамилия,
имя, отчество
работника
Табельный
номер
Должность
(профессия,
специальность)
работника
2
3
4
5
Дата и номер
приказа
(распоряжения)
о приеме
работника на
работу
7
Дата и номер
приказа
(распоряжения)
о прекращении
(расторжении)
трудового
договора с
работником
(увольнении)
8
Примечание
9
Приложение №2
К положению о ведении
Личных дел сотрудников
Муниципальное бюджетное дошкольное образовательное учреждение
«Детский сад №12»
Опись №
Дело №
ЛИЧНОЕ ДЕЛО № ____
__________________
________________________________
Дата заведения _________
Дата окончания _________
На ____листах
Хранить: 50 лет
Приложение №3
К положению о ведении
Личных дел сотрудников
ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
документов личного дела
________________________________________________
(Ф.И.О.)
№
п/п
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
Наименование документа
Номер листа
в деле
Дата внесения в
личное дело
Личная карточка сотрудника
Анкета
Автобиография
Заявление о приеме на работу
Копия приказа о приеме
Трудовой договор
Согласие на обработку персональных данных
Заявления на отпуск
Копия документа об образовании
Копии иных документов
Лист с отметками о результатах ежегодной
проверки состояния личного дела
Иные документы
Заведующий МБДОУ №12
О.К.Строжкова
Приложение №4
К положению о ведении
Личных дел сотрудников
ЛИСТ ОЗНАКОМЛЕНИЯ
с материалами личного дела сотрудника
____________________________________________________________
(Фамилия, Имя, Отчество)
Дата ознакомления
Подпись
Приложение №5
К положению о ведении
Личных дел сотрудников
Отметка о результатах ежегодной проверки состояния
и наличия личного дела
Ф.И.О. ___________________________________________________________
Должность________________________________________________________
Личное дело №____________________________________________________
Дата проверки
Ф.И.О. членов
комиссии
Подписи членов
комиссии
Результат
проверки
Приложение №6
К положению о ведении
Личных дел сотрудников
Унифицированная форма № Т-2
Утверждена Постановлением Госкомстата России
от 05.01.2004 № 1
Код
Форма по
ОКУД
по
ОКПО
0301002
(наименование организации)
Дата состав- Табельный
ления
номер
Идентификационный
номер налогоплательщика
Номер страхового свидеАлфательства государственного
вит
пенсионного страхования
Вид работы
(основная, по
совместительству)
Характер
работы
ЛИЧНАЯ КАРТОЧКА
работника
I. ОБЩИЕ СВЕДЕНИЯ
Трудовой
договор
номер
дата
1. Фамилия
2. Дата
рождения
Имя
Отчество
(день, месяц, год)
3. Место
рождения
4.
Гражданство
5. Знание иностранного
языка
по
ОКАТО
по ОКИН
по ОКИН
(наименование)
(степень знания)
по ОКИН
6.
Образование
по ОКИН
(среднее (полное) общее, начальное профессиональное, среднее профессиональное, высшее профессиональное)
Наименование образовательного
учреждения
Квалификация по документу об
образовании
Документ об образовании, о
квалификации или наличии
специальных знаний
наименование серия
номер
Год
окончания
Направление или специальность по документу
Код по ОКСО
Пол
(мужской,
женский)
Наименование образовательного
учреждения
Квалификация по документу об
образовании
Документ об образовании, о
квалификации или наличии
специальных знаний
наименование серия
номер
Год
окончания
Направление или специальность по документу
Код по ОКСО
Послевузовское профессиональное
образование
Код по
ОКИН
(аспирантура, адъюнктура, докторантура)
Наименование образовательного,
научного учреждения
Документ об образовании,
номер, дата выдачи
Год
окончания
Направление или специальность по документу
Код по ОКСО
Код
7. Профессия
по ОКПДТР
(основная)
по ОКПДТР
(другая)
2-я страница формы № Т-2
8. Стаж работы (по состоянию “
на
”
г.):
20
Общий
Непрерывный
Дающий право на надбавку за выслугу
лет
дней
дней
месяцев
месяцев
лет
лет
дней
дней
месяцев
месяцев
лет
лет
9. Состояние в браке
Код по
ОКИН
10. Состав семьи:
Степень родства
(ближайшие
родственники)
1
11. Паспорт: №
Выдан
Фамилия, имя, отчество
Год рождения
2
3
Дата выдачи
“
”
(наименование органа, выдавшего паспорт)
12. Адрес места жительства:
Почтовый индекс
По
паспорту
Почтовый индекс
Фактически
й
г.
Дата регистрации по месту
жительства
“
”
г.
Номер телефона
II. СВЕДЕНИЯ О ВОИНСКОМ УЧЕТЕ
6. Наименование военного
комиссариата по месту
жительства
1. Категория
запаса
2. Воинское звание
3. Состав
(профиль)
4. Полное кодовое обозначение ВУС
7. Состоит на воинском учете:
а) общем (номер команды,
партии)
5. Категория годности к военной
службе
б) специальном
8.
(отметка о снятии с воинского учета)
Работник кадровой
службы
(должность)
Работни
к
(личная подпись)
“
”
20
г.
(личная подпись)
(расшифровка подписи)
3-я страница формы № Т-2
III. ПРИЕМ НА РАБОТУ
И ПЕРЕВОДЫ НА ДРУГУЮ РАБОТУ
Дата
Структурное
подразделение
Должность (специальность,
профессия), разряд, класс
(категория) квалификации
1
2
3
Тарифная
ставка
(оклад),
надбавка,
руб.
4
Основание
5
Личная
подпись
владельца
трудовой
книжки
6
IV. АТТЕСТАЦИЯ
Дата
аттестаци
и
1
Документ (протокол)
Решение комиссии
номер
дата
3
4
2
Основание
5
V. ПОВЫШЕНИЕ КВАЛИФИКАЦИИ
Дата
Документ
Наименование
Вид
(удостоверение, свидетельство)
образовательного
начала окончания повышения
учреждения, место
серия,
обучения обучения квалификации
наименование
дата
его нахождения
номер
1
2
3
4
5
6
7
Основание
8
VI. ПРОФЕССИОНАЛЬНАЯ ПЕРЕПОДГОТОВКА
Дата
начала
окончания
переподготов переподготов
ки
ки
1
2
Документ
(диплом, свидетельство)
Специальность
(направление,
профессия)
наименование
номер
дата
3
4
5
6
Основание
7
4-я страница формы № Т-2
VII. НАГРАДЫ (ПООЩРЕНИЯ), ПОЧЕТНЫЕ ЗВАНИЯ
Наименование награды (поощрения)
Документ
номер
3
наименование
2
1
дата
4
VIII. ОТПУСК
Вид отпуска (ежегодный, учебный, без сохранения заработной
платы
и др.)
1
Период работы
с
по
2
3
Количество
календарных
дней
отпуска
4
Дата
начала
окончани
я
Основание
5
6
7
IX. СОЦИАЛЬНЫЕ ЛЬГОТЫ,
на которые работник имеет право в соответствии с законодательством
Наименование льготы
номер
2
1
Документ
дата выдачи
3
Основание
4
X. ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ СВЕДЕНИЯ
XI. Основание прекращения
трудового договора (увольнения)
Дата
“
”
увольнения
Приказ (распоряжение)
№
20
от “
г.
”
20
г.
Работник кадровой
службы
(должность)
Работни
к
(личная подпись)
(личная подпись)
(расшифровка подписи)
Приложение №7
К положению о ведении
Личных дел сотрудников
АНКЕТА
(заполняется собственноручно)
1. Фамилия ____________________________________________
Имя
____________________________________________
Отчество ____________________________________________
2. Если изменяли фамилию, имя или
отчество, то укажите их, а также – когда,
где и по какой причине изменяли
3. Год, число и месяц рождения (село,
деревня, город, район, область, край,
республика)
4. Национальность
5. Гражданство (если изменяли, то
укажите – когда и по какой причине)
6. Образование, когда и какие учебные
заведения окончили, номера дипломов.
Специальность по диплому.
Квалификация по диплому.
7. Ученая степень, ученое звание, когда
присвоены, номера дипломов.
8. Какими иностранными языками и
языками РФ владеете и в какой степени
(читаете и можете объясняться, владеете
свободно)
9. Были ли Вы и Ваши близкие
родственники судимы, когда и за что
10. Были ли за границей, где, когда и с
какой целью
11. Выполняемая работа с начала трудовой деятельности (включая учебу в высших и средних
специальных заведениях, военную службу и работу по совместительству, предпринимательскую
деятельность и т.п.)
При заполнении данного пункта необходимо именовать учреждения, организации и
предприятия так, как они именовались в свое время, военную службу записывать с указанием
должности и номера воинской части.
Месяц и год
поступле ухода
ния
Должность с указанием учреждения,
Местонахождение учреждения,
организации, предприятия
организации, предприятия (независимо от
собственности и ведомственной принадлежности)
12. Ваши близкие родственники (жена, муж, отец, мать, братья, сестры, дети)
Степень
родства
Ф.И.О.
Год, место
рождения
Место работы,
должность
Адрес места жительства
13. Имеются ли у Вас или супруги (супруга) родственники, постоянно проживающие за
границей (укажите их фамилию, имя, отчество, год рождения, степень родства, место
жительства, с какого времени они проживают за границей)____________________________
___________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
14. Отношение к воинской обязанности и воинское звание:____________________________
___________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
15. Домашний адрес и номер телефона______________________________________________
___________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
16. Паспортные данные: серия________ номер________________ Где и когда выдан_______
___________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
17. Дополнительные сведения (государственный награды, участие в выборных в
представительных органах, а также другая информация, которую оформляемый желает
сообщить о себе)________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________
___________________________________________________________
«___»__________________ 20____г.
Подпись __________________________
Фотография и данные о трудовой деятельности,
учебе оформляемого, соответствуют документам,
М.П.
удостоверяющим личность, записям в трудовой книжке.
Документам об образовании, воинской службе.
___________________________________________________________
(подпись, фамилия работника кадровой службы)
«______» __________________ 20____ г.
